Selamat Tinggal PowerPoint! 9 Hal Paling Penting dalam Dokumen Arahan Agar Rapat Lebih Efisien


Mata Batin - PowerPoint sudah dianggap usang oleh banyak petinggi perusahaan multinasional. Para petinggi perusahaan seperti Jeff Bezos, Jack Dorsey, Mark Cuban, hingga Tony Robbins memilih berbagai cara sebagai pengganti PowerPoint. Salah satu yang paling digemari adalah penggunaan Briefing Document atau Dokumen Arahan yang digunakan oleh Jeff Bezos dan Jack Dorsey dalam perusahaan pimpinannya, Amazon dan Twitter.

Lalu, apa sajakah isi dokumen tersebut? Dilansir dari INC oleh AKURAT.CO, ini 9 poin penting yang harus ada dalam dokumen tersebut.

1. Tantangan (the challenge)

Paragraf pertama berisi tentang tantangan yang sedang dihadapi saat ini oleh perusahaan. Tantangan ini bisa berupa masalah yang sedang dihadapi. Selain itu, tantangan ini juga bisa berupa peluang yang bisa diambil atau potensi yang bisa dikembangkan dari perusahaan. Intinya, tantangan ini menjelaskan tentang keadaan perusahaan saat ini.

2. Hasil yang tidak diinginkan (the undesired outcome)

Paragraf kedua berisi berbagai dampak atau hasil yang harus didapat ketika berbagai tantangan tersebut tidak dipertimbangkan atau diambil. Paragraf ini juga menjelaskan tentang berbagai kemungkinan terburuk jika tidak segera mengambil keputusan terkait tantangan yang telah dipaparkan di paragraf pertama.

3. Hasil yang diinginkan (the desired outcome)

Setelah memberikan penjelasan tentang hasil negatif atau hasil yang tidak diinginkan, paragraf ketiga berisi tentang berbagai hasil yang akan diterima jika kondisi di paragraf pertama segera ditangani. Yang pasti, paragraf ini akan memberikan hasil yang lebih positif dari paragraf kedua.

4. Solusi atau ide (the proposed solution)

Hasil negatif dan hasil positif telah dipaparkan dalam paragraf kedua dan ketiga. Maka paragraf keempat berisi solusi berupa ide yang harus segera dipertimbangkan dan diputuskan untuk menghindari hasil negatif dan meraih hasil positif yang diinginkan. Beri penjelasan tentang ide tersebut sesingkat dan sepadat mungkin sehingga nantinya kamu memiliki ruang untuk menjawab berbagai pertanyaan dari audiens.

5. Pendukung ide (the risk remover)

Paragraf kelima berisi berbagai penjelasan untuk mendukung solusi yang telah diberikan pada paragraf sebelumnya. Pendukung ini berupa beberapa alasan kenapa solusi yang diberikan memiliki lebih besar kemungkinan untuk berhasil dan jauh dari kegagalan. Kamu juga bisa menambahkan berbagai risiko yang muncul yang kemudian bisa sangat diminamilisir jika menggunakan solusi tersebut.

6. Aksi yang harus dilakukan (the call to action)

Solusi dan berbagai risikonya telah diberikan, maka di paragraf terakhir, pastikan kamu memberikan langkah nyata untuk segera diambil dalam mengeksekusi ide tersebut. Poin ini sangat penting karena tujuan dari rapat bisa segera terselesaikan sehingga menemukan solusi yang paling jitu tanpa membuang-buang waktu.

7. Tidak lebih dari 3 paragraf

Pastikan setiap poin tersebut dapat dituliskan dalam satu paragraf. Jadi gunakan kalimat seefektif mungkin. Jika memang keputusan yang diambil sedikit lebih rumit, pastikan setiap poin tidak lebih dari tiga paragraf.

8. Gunakan satu spasi

Dokumen tersebut dibuat untuk dapat dibaca seefektif mungkin. Maka, gunakan berbagai faktor yang mendukung untuk menjadikannya efektif dan efisien, mulai dari menggunakan satu spasi hingga ukuran huruf normal, biasanya berukuran 12. Lebih sedikit halaman yang digunakan, akan lebih baik.

9. Harus hard-copy atau dicetak

Setiap anggota yang mengikuti sebuah pertemuan memang memiliki jobdesc yang tidak selalu bisa dikerjakan tepat waktu. Maka tak heran jika beberapa audiens masih harus merespons berbagai pekerjaannya seperti membaca email atau berkomunikasi dengan klien meskipun sedang rapat. Untuk menghindari hal ini, pastikan kamu menggunakan dokumen yang dicetak tau hard-copy sehingga audiens bisa lebih fokus membaca dan mengerti topik yang ingin kamu diskusikan.

Kamu tidak perlu lagi memilih tema PowerPoint bahkan mempersiapkan alat yang diperlukan ketika rapat sehingga waktu rapat pun bisa semakin efisien.


Sumber : Akurat.co

Komentar

Posting Komentar

Postingan populer dari blog ini

Terkena Luka Bacok, Polisi Sayangkan Korban Enggan Buat Laporan

Gambar
Mata Batin -  Polisi menyayangkan keputusan dua warga yang enggan membuat laporan kepolisian ke Polsek setempat. Padahal, Catur Setiawan dan Jufri menderita luka bacok dari dua pelaku di Lubang Buaya, Cipayung, Jakarta Timur Jumat (29/3/2019) silam.  Kapolsek Cipayung, Kompol Darmo membenarkan keputusan warganya itu. Ia mengaku tidak bisa mengintervensi keinginan keduanya.  "Korban tidak mau buat laporan ke Polsek, saya juga tidak bisa intervensi. Anggota juga sudah kesana untuk meminta keterangan. Dan ternyata gak cuma dari Polsek aja kan, ada dari Polres, Jatanras Polda juga ke lokasi untuk minta keterangan," terang Darmo kepada awak media, Rabu (3/4/2019). Menurut Darmo ada sejumlah pertimbangan dari korban kenapa enggan melaporkan kejadian nahas tersebut. Di satu sisi, Darmo melihat ada motif lain.  "Ya hemat saya kenapa korban gak mau bikin laporan mungkin takut. Takut ketika di expose media dia jadi target lagi. Atau ada ketakutan lain ya," cetusn
Baca selengkapnya

Tukar Jersey dengan Messi, Pemain Espanyol Terima Ancaman Kematian

Gambar
Mata Batin -  Pemain  Espanyol , Adria Pedrosa menerima ancaman kematian setelah bertukar jersey dengan bintang  Barcelona ,  Lionel Messi . Namun, Direktur  Barcelona , Guillermo Amor tidak terima  Gerard Pique  yang disalahkan. Barcelona  menjamu  Espanyol  dalam lanjutan pekan ke-29 La Liga Spanyol 2018-2019. Saat itu, dua gol yang dicetak Messi membawa  Barcelona  berjaya di Stadion Camp Nou. Setelah laga, jurnalis  La Sexta , Maria Martinez memimpin kritikan melawan Pique. Menurutnya, mantan bek Manchester United itu memancing emosi pendukung  Espanyol  karena berkomentar dia memiliki keuangan lebih banyak ketimbang  Espanyol . "Dua hal yang tidak ada kaitannya sama sekali. Sangat tidak diterima menyalahkan Pique untuk sesuatu serius seperti ancaman kematian yang diterima seorang pemain sepakbola karena meminta tukar jersey dengan Messi," kata Amor. Menurut Amor, sebuah hal yang normal seorang pemain ingin mendapatkan jersey Messi dan itu dapat dipahami. &
Baca selengkapnya

Sri Mulyani Jadi Menteri Keuangan Terbaik se-Asia Pasifik untuk Ketiga Kalinya

Gambar
Mata Batin -  Menteri Keuangan (Menkeu) Sri Mulyani Indrawati, untuk ketiga kalinya dinobatkan kembali oleh Majalah FinanceAsia sebagai "Menteri Keuangan Terbaik" di Asia Pasifik Tahun 2019. Sebelumnya, FinanceAsia telah menobatkan Sri Mulyani sebagai Menkeu terbaik se-Asia Pasifik pada tahun 2017 dan 2018. Wanita yang pernah menjabat sebagai direktur pelaksana Bank Dunia tersebut dinilai telah berhasil membawa perekonomian Indonesia ke arah yang lebih baik. "FinanceAsia melakukan penilaian dengan melihat bagaimana para Menteri Keuangan tersebut mengelola keuangan negara dalam kurun waktu satu tahun di tengah ketidakpastian kondisi ekonomi dan geopolitik global," ujar Kepala Biro Komunikasi dan Layanan Informasi, Nufransa Wira Sakti melalui keterangan tertulisnya, Kamis (4/4/2019). Penilaian ini dibuktikan dengan kemampuan dirinya mengatasi defisit anggaran ke titik terendah dalam enam tahun terakhir pada 2018, sebesar 1,76 persen dari Produk Domestik Bru
Baca selengkapnya